Veranstaltungsmanagement

Leitlinie für Veranstaltungen

Die Universität Wien bekennt sich dazu Veranstaltungen im eigenen Wirkungsbereich ressourcenschonend, klimabewusst und sozial verantwortlich umzusetzen. Diese Leitlinie legt Kriterien für Veranstaltungen fest, die von der Universität Wien oder in deren Namen durch Mitarbeiter*innen der Universität Wien organisiert oder durchgeführt werden. Die Leitlinie trägt damit zur Umsetzung der Nachhaltigkeitsziele der Universität Wien bei und stärkt ihre Vorbildfunktion als öffentliche Institution.

Folgende Mindestkriterien im Sinne der Nachhaltigkeit müssen bei der Organisation von Veranstaltungen der Universität Wien erfüllt werden:

1. Abfallvermeidung & Ressourcenmanagement

  • Mehrweg statt Einweg: ausschließlich Mehrweg-Geschirr, -Besteck und -Becher (auch bei Getränken wie Kaffee oder Wasser)
  • Abfalltrennung vor Ort: Trennsysteme (Restmüll, Plastik/Metall, Papier) sind gut sichtbar, eindeutig gekennzeichnet und leicht zugänglich
  • Vermeidung von Drucksorten: Druckmaterialien nur bei zwingender Notwendigkeit; bevorzugt digitale Kommunikation
    • Sollten Drucksorten für die Durchführung einer Veranstaltung zwingend notwendig sein ist folgendes zu beachten: Das verwendete Papier bei externen Druckaufträgen (z.B. für Prospekte, Briefpapier, Programme, Kuverts etc.) trägt ein Umweltzeichen nach ISO Typ I, ist aus 100 % Recyclingpapier, ist mindestens total-chlorfrei gebleicht (TCF) oder in der Datenbank für Ökologische Druckpapiere von „ÖkoKauf Wien“ gelistet. FSC und PEFC allein sind nicht ausreichend!
  • Einschränkungen bei Give-Aways:
    • Auf Give-Aways und Merchandising-Produkte wird verzichtet.
    • Sollte dies nicht möglich sein:
      • Alle Non-Food Give-Aways und Merchandising-Produkte sind nicht einzeln in Plastikfolie verpackt und entweder aus umweltfreundlichen oder natürlichen Materialien oder tragen ein anerkanntes Gütesiegel (z.B. Umweltzeichen, Biosiegel, Fair-Trade-Siegel).

2. Mobilität & Erreichbarkeit

  • Anreise mit öffentlichen Verkehrsmitteln: Der Veranstaltungsort soll mit öffentlichen Verkehrsmitteln in angemessener Zeit erreichbar sein.
  • Hinweis zu Anreise und nachhaltiger Mobilität: Einladung und Website enthalten expliziten Hinweis auf Anreise mit öffentlichen Verkehrsmitteln und nachhaltige Mobilität (Priorisierung von Fußverkehr, Radverkehr und öffentlichem Nahverkehr vor Individualverkehr; Bahn- statt Flugreise)
  • Keine Werbung für Anreise per Pkw

3. Verpflegung & Catering

  • Verpflegung und Catering sind standardmäßig fleischlos. Einzelne Fleischgerichte werden nur bei nachvollziehbarem Bedarf (z.B. spezifische kontextbedingte Anforderungen) angeboten.
  • Transparente Kennzeichnung: Alle Speisen werden klar gekennzeichnet (vegan, vegetarisch, Fleisch), um bewusste Entscheidungen zu ermöglichen.
  • Saisonale & regionale Lebensmittel: Speisen und Getränke werden konsequent vorrangig aus saisonaler und regionaler Produktion bezogen.
  • Bio-Anteil: Mindestens ein Getränk und eine Hauptzutat sind bio-zertifiziert. Es wird angestrebt, dass mindestens 30 % der angebotenen Speisen und Getränke bio-zertifiziert sind.
  • Leitungswasser in Karaffen statt stillem Mineralwasser

4. Soziale Verantwortung

  • Barrierefreiheit: Eine möglichst barrierearme Gestaltung der Veranstaltung ist anzustreben. Ziel ist die gleichberechtigte Teilhabe aller Personen; dazu können u. a. stufenlose Zugänge, verständliche Informationen, das Vorhandensein von Induktionsanlagen bzw. Dolmetschen in Gebärdensprache oder Unterstützungsangebote beitragen.
  • Genderneutrale Sprache und Diversität: Bei der Kommunikation sowie in der Organisation der Veranstaltung wird auf die Verwendung einer inklusiven Ausdrucksweise geachtet.
  • Faire Arbeitsbedingungen im Catering: Nachweis durch Gütesiegel (z.B. Fairtrade, Bio-Austria, Umweltzeichen) oder durch entsprechende Eigenerklärung.

5. Kommunikation & Dokumentation

  • Nachhaltigkeitskonzept der Veranstaltung: Eine Checkliste dokumentiert, welche Kriterien im Rahmen der Veranstaltung erfüllt werden.
  • Transparente Kommunikation: Nachhaltigkeitsaspekte werden den Teilnehmer*innen vorab und vor Ort aktiv vermittelt (z. B. über Aushänge, Website, Moderation).

  • Formulare & Vorlagen: Es werden standardisierte Checklisten zur Planung und Nachweisdokumentation bereitgestellt.
  • Qualitätssicherung: Im Sinne der Qualitätssicherung findet regelmäßig ein Erfahrungsaustausch im Wege des Veranstaltungsmanagements statt.
  • Anerkennung guter Praxis: Besonders nachhaltig durchgeführte Veranstaltungen können in einer Übersicht als Good-Practice-Beispiele veröffentlicht werden.

Das Veranstaltungsmanagement der Universität Wien bietet:

  • Beratung, Checklisten und Textbausteine für Webseite und Kommunikation an Teilnehmer*innen
  • Schulungen für Veranstalter*innen (u:rise – in Kooperation mit dem Nachhaltigkeitsbüro und „Die Umweltberatung“)
  • Partnernetzwerk nachhaltiger Lieferant*innen (Catering, Technik, Verbrauchsmaterialien, Druckereien)

Leitlinie des Rektorats gültig für Veranstaltungen ab 1. Oktober 2026.

Zusätzliche Informationen zur Leitlinie

Mitarbeiter*innen der Universität Wien finden weiterführende Inhalte, wie Checklisten, Textbausteine sowie häufig gestellte Fragen (FAQ) und Antworten im internen Bereich.

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