Kongress

Folgende Fragen stellen sich bei der Beauftragung des Kongressservice:

• Wer ist offizielle*r Veranstalter*in? 
  Bitte beachten Sie, dass es nur 1 Veranstalter (Institution) geben darf. Hier ist der Veranstalter gemeint, bei dem nach Abrechnung der Veranstaltung Gewinn und Verlust bleibt und der nach außen hin als Veranstalter auftritt. 
  Sobald es mehrere Veranstalter*innen gibt, wird automatisch im Hintergrund eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts gegründet.
  Alle weiteren Beteiligten dürfen als "Unterstützer*innen", "wissenschaftliche Kooperationspartner*innen" oder "Sponsor*innen" auftreten. 
  Des Weiteren ist der Veranstalter gleichzeitig Rechnungsempfänger und die Haftung liegt beim Veranstalter.

• Findet zum gewünschten Veranstaltungsdatum eine Großveranstaltung in der gleichen Stadt statt?
  Es ist ratsam zu kontrollieren, ob zeitgleich eine andere große Veranstaltung in der gleichen Stadt stattfindet, da es u.a. schwieriger sein kann Hotelkontingente für die eigenen Teilnehmer*innen zu bekommen oder die Teilnehmer*innen vor die Wahl gestellt werden, zu welcher Veranstaltung sie gehen möchten.
  Das Vienna Convention Bureau stellt eine Liste aller bekannten Veranstaltungen in der Stadt Wien online zur Verfügung.

• Ist eine Raumbuchung über das Raummanagement des Veranstaltungsmanagements der Universität Wien notwendig?
  Sobald Räumlichkeiten an der Universität Wien benötigt werden, ist abzuklären, ob diese über das Raummanagement des Veranstaltungsmanagements gebucht werden müssen.

• Welche Leistungen des Teams vom Kongressservice werden benötigt?
  Das Kongressservice bietet unterschiedliche Leistungen von der Teilnehmer*innen-Verwaltung und Website-Betreuung über das Abstract-Handling hin zur Hotelkontingent-Verwaltung an. Alle Leistungen finden auf unserer Website.
  Bitte nutzen Sie unser Online-Formular, um uns eine Anfrage zu senden.

ACHTUNG: Bitte planen Sie - sobald von Ihrer Seite alle Rahmenbedingungen geklärt sind - für die Erstellung und Testphase von Online-Abstract-Einreichung / -Registrierung / -Hotelbuchung ca. 14 Tagen ein!

• Welche Arten von Teilnahmegebühren können vom Kongressservice verwaltet werden?
  Sofern die Universität Wien alleiniger Veranstalter ist, können die Teilnahmegebühren zur (wissenschaftlichen) Veranstaltung ohne Umsatzsteuer an die Teilnehmer*innen verrechnet werden.
  Kostenlose Rahmenprogrammpunkte können bei der Anmeldemaske zur Teilnahme abgefragt werden. Unter dem Punkt Rahmenprogramm finden Sie relevante Informationen, was bei kostenpflichtigen Rahmenprogrammpunkten zu beachten ist

• Wurde das gesendete Angebot bereits unterschrieben retourniert?
  Nach Bekanntgabe der notwendigen Kongressservice-Leistungen erhalten Sie ein Angebot. Bitte sehen Sie dieses genau durch und senden Sie es unterschrieben retour, um das Kongress- und Tagungsservice-Team offiziell zu beauftragen.

Sind all diese Fragen mit Ihrer*m Kongresskoordinator*in geklärt, wird diese*r mit Ihnen die weiteren Schritte abklären.

Für Veranstaltungen mit einem Gesamtbudget von über EUR 5.000,00 muss eine eigene DP-Innenauftragsnummer (Projektkonto) angelegt werden. 

Bitte finden Sie weitere Informationen auf der Drittmittel-Homepage.

ACHTUNG: Eine DP-Innenauftragsnummer kann nur angelegt werden, wenn die Universität Wien offizielle Veranstalterin (Gewinn und Verlust bleibt an der Universität Wien und die Universität Wien tritt nach außen als Veranstalterin auf) der Veranstaltung ist. Bitte klären Sie zuerst wer Veranstalter*in ist, bevor Sie eine DP-Innenauftragsnummer beantragen.

Andere Institution ist Veranstalter*in: In diesem Fall muss mit der DLE Finanzwesen und Controlling (FinCo) abgeklärt werden, ob ein anderes Konto angelegt werden kann/muss.
Wenn das Kongressservice die Teilnehmer*innen-Verwaltung übernimmt, legt das Kongressservice ein ET-Konto für die Abwicklung der Teilnahmegebühren an. In diesem Fall ist das Beantragen einer DP-Innenauftragsnummer nicht erforderlich.

Über die angelegte Innenauftragsnummer können bereits vor ersten Zahlungseingängen Ausgaben finanziert werden.

Vienna Meeting Fund 2025-2028

Seit 2025 steht der Vienna Meeting Fund 2025-2028 zur Verfügung.

Wien unterstützt Veranstalter*innen von Kongressen und Firmenveranstaltungen in den Jahren 2025-2028.

Der Vienna Meeting Fund 2025-2028 fördert mehrtägige (Programmpunkte an mindestens zwei aufeinanderfolgenden Veranstaltungstagen) internationale Veranstaltungen, die im Zeitraum 01.01.2025 bis 31.12.2028 stattfinden. Gefördert werden dabei ausschließlich internationale Veranstaltungen mit einer fachspezifischen Agenda, die in den acht Monaten Januar, Februar, März, April, Juli, August, November und Dezember stattfinden. Internationale Veranstaltungen sind Zusammenkünfte von vorwiegend internationalen (i.S.d. Richtlinie mindestens 50% aus dem Ausland angereisten) Teilnehmer*innen zum beruflichen Informationsaustausch.
Bei der Einreichung gilt, nach formaler Prüfung aller erforderlichen Unterlagen, „first-come, first-served“. Die Einreichung ist frühestens 5 Jahre vor tatsächlichem Veranstaltungsdatum möglich.

Bitte beachten Sie:

• Der Veranstalter muss im Rahmen aller Marketingmaßnahmen, die mit der geförderten Veranstaltung in Zusammenhang stehen, die Förderung durch den Wiener Tourismusverband mit dem Logo der Meeting Destination Vienna prominent dort ausweisen, wo es sinnvoll und thematisch stimmig ist.

• Lt. Punkt 6.1 der Förderrichtlinie können nur Kosten gefördert werden, die an Dritte bezahlt werden. Interne Verrechnungen von Leistungen (innerhalb der Universität Wien) entsprechen nicht den Erfordernissen und können daher nicht als Ausgaben der Konferenz bei der Förderung seitens VCB berücksichtigt werden.

Welche Unterlagen müssen für die Abrechnung der Förderung eingereicht werden?

Für die Abrechnung sind folgende Unterlagen verpflichtend vorzulegen:

• Abrechnungsformular

• Den gesetzlichen Vorschriften entsprechende Rechnungen und Zahlungsnachweise (Überweisungsbeleg und/oder Kontoauszug):

  • Rechnungen externer veranstaltungsbezogener Dienstleistungen (Logis, Technik, Catering, etc.), bis zur Höhe des vorläufig zugesagten Förderbetrages

• Statistik der Teilnehmer*innen (Anzahl & nationale bzw. internationale Herkunft)

• Nachweis des Prädikats ÖkoEvent oder des Green Meeting/Green Event-Zertifikats Österreichisches Umweltzeichen für die antragsgegenständliche Veranstaltung (nur Modul 2).

Bitte beachten Sie: Kosten für Hilfskräfte sind nicht förderfähig und können daher nicht eingereicht werden. Die Auszahlung der Förderung erfolgt nach der Veranstaltung und nach vollständiger Vorlage aller erforderlichen Abrechnungsunterlagen.

Weitere Informationen finden Sie in den FAQs des Vienna Convention Bureaus.

• Externer Veranstalter (andere Institution als die Universität Wien): Sobald Sie eine Förderzusage vom Vienna Convention Bureau (VCB) erhalten, erkundigen Sie sich bitte beim Kongressservice, wie das Projektkonto (ET-Konto) lautet, falls dieses für die Teilnehmer*innen-Verwaltung beauftragt wurde.

Sofern es sich um Veranstaltungen im Rahmen der (*) hoheitlichen Forschungsanstalt handelt, werden Sponsoring-Rechnungen ohne Umsatzsteuer ausgestellt.

(*)hoheitliche Forschungsanstalten (darunter fällt auch die Universität Wien) gelten als fiktive Hoheitsbetriebe, die weder der unbeschränkten Körperschaftssteuer, Umsatzsteuerpflicht noch Kommunalsteuerpflicht unterlegen.

Es muss auf die Werbeabgabe geachtet werden. Dieser unterliegen Werbeleistungen in Printmedien, in TV und Hörfunk sowie im Bereich der Außenwerbung (z.B. Plakate), soweit sie im Inland gegen Entgelt erbracht werden.

Die Werbeabgabe beträgt 5 Prozent der Bemessungsgrundlage. Weiterführende Informationen finden Sie auf der Website des Bundeskanzleramts Österreich.

Mit dem Vienna Meeting Ticket bieten die Wiener Linien eine maßgeschneiderte Öffi-Fahrkarte für Kongresse, Konferenzen und Meetings an. Das Vienna Meeting Ticket ermöglicht den Teilnehmer*innen die uneingeschränkte Nutzung aller öffentlichen Verkehrsmittel in der Kernzone Wien für die Gesamtdauer der Veranstaltung. Weitere Informationen finden Sie auf der Website des Vienna Convention Bureaus (VCB).

Österreichischen Bundesbahnen (ÖBB) bieten mit dem ÖBB Kongresskonto eine neue Lösung für Veranstalter*innen und Teilnehmer*innen. Das ÖBB Kongresskonto ist maßgeschneidert für Veranstaltungen, Meetings, Kongresse und Events im Business Kontext. Mit diesem ermöglichen Sie Ihren Teilnehmer*innen die Buchung einer klimafreundlichen, unkomplizierten und ermäßigten An- und Abreise. Diese können damit selbst vergünstigte Fahrten zu der Veranstaltung buchen und bezahlen.

Alle Informationen hierzu finden Sie auf der Website der ÖBB.

Der City Airport Train (CAT) bietet für Meeting Professionals maßgeschneiderte Lösungen für Ticketkauf und -buchung sowie zahlreiche Kommunikationsmöglichkeiten an.

Der City Airport Train bietet Tagungsveranstalter*innen an, CAT-Tickets für deren Meetings vorab einzukaufen und ihren Teilnehmer*innen – nach dem One-Stop-Shop-Prinzip – mittels Code direkt ohne Eingabe weiterer Daten zur Verfügung zu stellen. Meeting Professionals erhalten außerdem eine Vielzahl an Kommunikations-Möglichkeiten für ihre Tagung.

Weitere Informationen finden Sie auf der Website des Vienna Convention Bureaus (VCB).

Setzen auch Sie ein Zeichen für die Umwelt und lassen Sie Ihre Veranstaltung zertifizieren! Wir unterstützen Sie gerne in der Umsetzung Ihres „Green Meetings“ an der Universität Wien als Lizenznehmer*in.
Wenn Sie Interesse an einer Zertifizierung haben, wenden Sie sich bitte an: congress(at)univie.ac.at. 
Beim Anstreben eines "Green Meetings"/"Green Events" ist eine entsprechende Kommunikation nach außen von Anfang an von besonders großer Bedeutung. Unsere Green Meeting-Beauftragten beraten Sie gerne in einem persönlichen Gespräch. Mehr Informationen über die Zertifizierung erhalten Sie auf der Website des Österreichischen Umweltzeichens. Zur Website

Bitte beachten Sie, dass eine Zertifizierung nur an folgenden Standorten möglich ist:

• Hauptgebäude der Universität Wien (HG)

• Campus der Universität Wien (UC)
  Ausnahme: Alte Kapelle (nicht barrierefrei)

• Sky Lounge, Oskar-Morgenstern-Platz (OMP)
  Green Building nach dem zum Zeitpunkt der Eröffnung gültigen EU-Standard zertifiziert

• University of Vienna Biology Building (UBB)
  Auszeichnung klimaaktiv SILBER

Eine Veranstaltung muss nicht zwingend als „Green Event“ oder „Green Meeting“ zertifiziert sein, um nachhaltig zu sein. Auch ohne Zertifizierung kann man in vielen Bereichen einen wichtigen Beitrag für nachhaltige Veranstaltungen leisten. Die Leitlinie für Veranstaltungen an der Universität Wien informiert Sie über wichtige Nachhaltigkeitskriterien, die Sie bei Ihrer Veranstaltung beachten müssen. Zur Leitlinie

Gerne steht das Kongressservice des Veranstaltungsmanagements der Universität Wien bei Fragen zur Verfügung und gibt Auskunft über umweltfreundliche und nachhaltig produzierende Dienstleister*innen.

Mit der TafelBox werden bereits verkochte Lebensmittel und zubereitete Speisen von Catering-Unternehmen bei Veranstaltungen vor der Entsorgung bewahrt. Eine innovative und einfache Lösung zur Rettung guter Lebensmittel. Die TafelBox ist lebensmittelecht und biologisch abbaubar.

TafelBoxen können direkt über die Website der Tafel Österreich bestellt werden.

Folgende Leistungen können auch für reine Online-Veranstaltungen angeboten werden:

• Teilnehmer*innen-Verwaltung

• Abstract-Handling

• Website Betreuung

Folgende Leistungen können für hybride Events angeboten werden:

• Teilnehmer*innen-Verwaltung

• Abstract-Handling

• Website Betreuung

• Kongressmaterialien (für Teilnehmer*innen/Vortragende,... vor Ort)

• Hotelkontingent-Verwaltung (für Teilnehmer*innen/Vortragende,... vor Ort)

• Airline-Kooperation (für Teilnehmer*innen/Vortragende,... vor Ort)

Sie haben Fragen zu unseren Räumen oder zu technischen Möglichkeiten für hybride und Online-Veranstaltungen? Informationen zur Veranstaltungstechnik

Auch bei Online-Veranstaltungen bzw. hybriden Events kann man den Teilnehmer*innen Wien näherbringen. Das Vienna Convention Bureau unterstützt dabei mit:

• Videomaterial zu Wien (etwa speziell für virtuelle Kongresse produzierte City Walks oder die YouTube Serie "VIENNA/NOW"), Footage-Material

• Bildmaterial, das Wien in allen Jahreszeiten und in allen Facetten darstellt

• Virtuelle Touren durch Wiens Museen und spannende Locations

Mit der Web-App Uni Wien Guides können Sie virtuelle Führungen durch ausgewählte Standorte der Universität Wien erkunden. 

Das Vienna Convention Bureau (VCB) hat Ideen für Rahmenprogramme gesammelt und Ihnen einige davon online zur Verfügung gestellt.

Sie planen einen Restaurantbesuch im Rahmen Ihrer Veranstaltung?

Auf der Website des VCB können Sie Restaurantvorschläge finden:

• Restaurants für Gruppen
• Heurige

Auch Führungen an der Universität Wien können als Rahmenprogrammpunkt organisiert werden. Mehr über Führungen erfahren

Externe*r Veranstalter*in:
Das Kongressservice kann ausschließlich Teilnahmegebühren von (wissenschaftlichen) Veranstaltung verwalten, sofern es sich beim Veranstalter um eine (*) hoheitliche Einrichtung (z.B. Universität) oder um gemeinnützige Vereine, die nicht auf Gewinnerzielung ausgerichtet sind, handelt. Vereine müssen verpflichtend eine Erklärung, die die formalen und steuerlichen Voraussetzungen für die steuerliche Gemeinnützigkeit nach § 34 ff BAO erfüllen, übermitteln. Detaillierte Informationen dazu finden Sie auf dem Fact Sheet zur Steuerlichen Gemeinnützigkeit in Österreich. Teilnahmegebühren zur (wissenschaftlichen) Veranstaltung werden ohne Umsatzsteuer an die Teilnehmer*innen verrechnet.
Kostenpflichtige Rahmenprogrammpunkten können nicht verwaltet werden.

(*)hoheitliche Forschungsanstalten (darunter fällt auch die Universität Wien) gelten als fiktive Hoheitsbetriebe, die weder der unbeschränkten Körperschaftssteuer, Umsatzsteuerpflicht noch Kommunalsteuerpflicht unterlegen.

Ergänzende Informationen

Bei Rahmenveranstaltungen (sogenannten Side Events), die anlässlich einer wissenschaftlichen Veranstaltung stattfinden, ist stets eine Einzelfallbeurteilung nötig:

Je nach Art und Inhalt der Rahmenveranstaltung ist zu prüfen, ob eine Zurechnung zur hoheitlichen Forschungsanstalt (also zum jeweiligen wissenschaftlichen Kongress) möglich ist oder nicht. Dabei ist auf den funktionalen Zusammenhang des Side Events zum Inhalt der wissenschaftlichen Veranstaltung abzustellen.
Side Events mit reinem oder weitaus überwiegendem Unterhaltungscharakter (z. B. Buschenschank- und Heurigenbesuche, Events für mitreisende Angehörige der Teilnehmer etc.) werden i. d. R. keinen derartigen hinreichenden Konnex zur hoheitlichen Forschungsanstalt aufweisen. Sie sind regelmäßig als privatwirtschaftliche Tätigkeiten zu qualifizieren, die nach Maßgabe der Rz 268 UStR der Umsatzsteuer unterliegen.

Sofern nicht ohnehin eine separate Verrechnung der Side Events erfolgt, wäre diesfalls das von den Teilnehmer*innen der wissenschaftlichen Veranstaltung eingehobene Entgelt entsprechend aufzuteilen:

• in eine nicht steuerbare Teilnahmegebühr für die wissenschaftliche Veranstaltung (inkl. Pausenverpflegung) und ein

• gesondertes umsatzsteuerpflichtiges Entgelt für die/das nicht wissenschaftliche, unterhaltende, Side Event, zzgl. USt.

• Indizien für den rein unterhaltenden, nicht wissenschaftlichen, Charakter von Side-Events, sind u.E. insbesondere die Möglichkeit der bloß fakultativen Teilnahme zu einem gesonderten Entgelt und/oder eine räumliche Trennung vom eigentlichen Veranstaltungsort der wissenschaftlichen Veranstaltung.

Mehr Informationen erhalten Sie auf der Website folgender Versicherungsunternehmen:

• WIENER STÄDTISCHE Versicherung

• Europäische Reiseversicherung

Um finanziellen Nachteilen vorzubeugen, empfehlen wir Teilnehmer*innen den Abschluss einer Kongress-Stornoversicherung der Europäischen Reiseversicherung. 
Bis zum Kongresstermin kann viel passieren: Diese Stornoversicherung übernimmt die Stornokosten für Teilnehmer*innen, wenn diese den Kongress aus einem versicherten Grund unerwartet nicht besuchen können (z.B. wegen plötzlicher Erkrankung). Zusätzlich besteht Versicherungsschutz, wenn sie den Kongress vorzeitig abbrechen müssen. Nähere Informationen finden Sie auf der Website der Europäischen Reiseversicherung. 
Wenn auch Sie Ihren Teilnehmer*innen die Möglichkeit einer Stornoversicherung bieten möchten, kontaktieren Sie uns unter congress(at)univie.ac.at.

„Veranstalter“ ist jene Institution, bei der nach Abrechnung der Veranstaltung Gewinn und Verlust bleibt und der nach außen hin als Veranstalter auftritt.  Alle weiteren Beteiligten dürfen ausschließlich als "wissenschaftliche Kooperationspartner", "Unterstützer" oder "Sponsoren" auftreten.  
Sobald es mehr als eine*n Veranstalter*in gibt, wird automatisch eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts gegründet, wodurch unter Umständen Teilnahmegebühren inkl. Umsatzsteuer an die Teilnehmer*innen verrechnet werden müssen. Mehr Informationen auf der Website der WKO. In diesem Fall ist eine Teilnehmer*innen-Verwaltung inkl. Finanzhandling durch das Kongressservice nicht möglich. 
Es darf somit nur einen offiziellen Veranstalter geben.

• Änderungen & Stornos autonom vornehmen: Ihre Gäste können sich jederzeit, von jedem Ort aus rund um die Uhr selbstständig an- und abmelden.

• Drucksorten personalisieren: Personalisierte Unterlagen wie Namensschilder oder Teilnahmebestätigung können anhand der Anmeldedaten halbautomatisiert erstellt werden.

• Gezieltes Einladungsmanagement: Mit dem Versand eines Reminders werden angemeldete Personen an einen bevorstehenden Termin erinnert. VIP können leicht identifiziert und auf eine Begrüßungsliste gesetzt werden. Ist die Rückmeldungen einer VIP ausständig wird proaktiv nachgefragt.

• Flexibilität in der Kommunikation und Organisation: Änderungen im Programm oder das Verschieben der Veranstaltung lassen sich bei Bedarf strukturiert und zeitnah kommunizieren.

• Zusätzliche Informationen per Newsletter: Weitere erforderliche Informationen können jederzeit an angemeldete Teilnehmer*innen ausgesendet werden. COVID- oder andere Sicherheits-Auflagen (Zugangskontrolle, Gästeregistrierung) können angemeldeten Gästen lückenlos bekannt gegeben werden. Bei Bedarf ist es möglich, Plätze mit Sitzplatznummer zuzuweisen.

• Wöchentliches Reporting für punktgenau Maßnahmen: Sie erhalten Überblick über die Buchungslage bezüglich Anzahl der Teilnehmer*innen und Einnahmen. Doppel- oder Mehrfachbuchungen werden ausgefiltert. Die Kalkulation der Mengen (Catering, Drucksorten,…) kann somit gezielter erfolgen.

• Mit Warteliste Kapazität im Auge behalten: Durch automatisierte Wartelisten kann die Auslastung optimiert werden. Die Anzahl der Gäste, die vor Ort abgewiesen werden oder mit einer Platzierung in einen Overflow-Raum* vorlieb nehmen müssen, wird reduziert.

• Sicherheit in ausreichendem Maß gewährleisten: Die Anzahl der zu erwartenden Teilnehmer*innen möglichst genau zu beziffern, ist für die Koordination von Sicherheitspersonal und die systematische Planung für geordnete Bewegungen und Ansammlungen von Menschen maßgeblich.

• Professionelle Nachbearbeitung vereinfachen: Nachberichterstattung, Teilnehmer*innen-Statistik oder Fotoreportage nach der Veranstaltung können gefiltert nach Zielgruppen erfolgen.

* Overflow-Räume bieten einen Ort, an dem die Besucher*innen Ihre Veranstaltung verfolgen können, wenn die Kapazität des Hauptveranstaltungsortes ausgeschöpft ist.