Veranstaltungsmanagement

FAQ

Work in progress

Welche Schritte muss ich als Veranstalter*in bei der Beauftragung des Kongressservice beachten?

Folgende Fragen stellen sich bei der Beauftragung des Kongressservice:

  • Wer ist offizielle*r Veranstalter*in? 
    Bitte beachten Sie, dass es nur 1 Veranstalter (Institution) geben darf. Hier ist der Veranstalter gemeint, bei dem nach Abrechnung der Veranstaltung Gewinn und Verlust bleibt und der nach außen hin als Veranstalter auftritt. 
    Sobald es mehrere Veranstalter*innen gibt, wird automatisch im Hintergrund eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts gegründet.
    Alle weiteren Beteiligten dürfen als "Unterstützer*innen", "wissenschaftliche Kooperationspartner*innen" oder "Sponsor*innen" auftreten. 
    Des Weiteren ist der Veranstalter gleichzeitig Rechnungsempfänger und die Haftung liegt beim Veranstalter.

  • Findet zum gewünschten Veranstaltungsdatum eine Großveranstaltung in der gleichen Stadt statt?
    Es ist ratsam zu kontrollieren, ob zeitgleich eine andere große Veranstaltung in der gleichen Stadt stattfindet, da es u.a. schwieriger sein kann Hotelkontingente für die eigenen Teilnehmer*innen zu bekommen oder die Teilnehmer*innen vor die Wahl gestellt werden, zu welcher Veranstaltung sie gehen möchten.
    Das Vienna Convention Bureau stellt eine Liste aller bekannten Veranstaltungen in der Stadt Wien online zur Verfügung.

  • Ist eine Raumbuchung über das Raummanagement des Veranstaltungsmanagements der Universität Wien notwendig?
    Sobald Räumlichkeiten an der Universität Wien benötigt werden, ist abzuklären, ob diese über das Raummanagement des Veranstaltungsmanagements gebucht werden müssen.

  • Welche Leistungen des Teams vom Kongressservice werden benötigt?
    Das Kongressservice bietet unterschiedliche Leistungen von der Teilnehmer*innen-Verwaltung und Website-Betreuung über das Abstract-Handling hin zur Hotelkontingent-Verwaltung an. Alle Leistungen finden auf unserer Website.
    Bitte nutzen Sie unser Online-Formular, um uns eine Anfrage zu senden.

ACHTUNG: Bitte planen Sie - sobald von Ihrer Seite alle Rahmenbedingungen geklärt sind - für die Erstellung und Testphase von Online-Abstract-Einreichung / -Registrierung / -Hotelbuchung ca. 14 Tagen ein!

  • Welche Arten von Teilnahmegebühren können vom Kongressservice verwaltet werden?
    Sofern die Universität Wien alleiniger Veranstalter ist, können die Teilnahmegebühren zur (wissenschaftlichen) Veranstaltung ohne Umsatzsteuer an die Teilnehmer*innen verrechnet werden.
    Kostenlose Rahmenprogrammpunkte können bei der Anmeldemaske zur Teilnahme abgefragt werden. Unter dem Punkt Rahmenprogramm finden Sie relevante Informationen, was bei kostenpflichtigen Rahmenprogrammpunkten zu beachten ist

  • Wurde das gesendete Angebot bereits unterschrieben retourniert?
    Nach Bekanntgabe der notwendigen Kongressservice-Leistungen erhalten Sie ein Angebot. Bitte sehen Sie dieses genau durch und senden Sie es unterschrieben retour, um das Kongress- und Tagungsservice-Team offiziell zu beauftragen.

Sind all diese Fragen mit Ihrer*m Kongresskoordinator*in geklärt, wird diese*r mit Ihnen die weiteren Schritte abklären.

Wann benötige ich einen DP-Innenauftrag?

Für Veranstaltungen mit einem Gesamtbudget von über EUR 5.000,00 muss eine eigene DP-Innenauftragsnummer (Projektkonto) angelegt werden. 

Bitte finden Sie weitere Informationen auf der Drittmittel-Homepage.

ACHTUNG: Eine DP-Innenauftragsnummer kann nur angelegt werden, wenn die Universität Wien offizielle Veranstalterin (Gewinn und Verlust bleibt an der Universität Wien und die Universität Wien tritt nach außen als Veranstalterin auf) der Veranstaltung ist. Bitte klären Sie zuerst wer Veranstalter*in ist, bevor Sie eine DP-Innenauftragsnummer beantragen.

Andere Institution ist Veranstalter*in: In diesem Fall muss mit der DLE Finanzwesen und Controlling (FinCo) abgeklärt werden, ob ein anderes Konto angelegt werden kann/muss.
Wenn das Kongressservice die Teilnehmer*innen-Verwaltung übernimmt, legt das Kongressservice ein ET-Konto für die Abwicklung der Teilnahmegebühren an. In diesem Fall ist das Beantragen einer DP-Innenauftragsnummer nicht erforderlich.

Über die angelegte Innenauftragsnummer können bereits vor ersten Zahlungseingängen Ausgaben finanziert werden.

Vienna Meeting Fund 2025-2028

Seit 2025 steht der Vienna Meeting Fund 2025-2028 zur Verfügung.

Wien unterstützt Veranstalter*innen von Kongressen und Firmenveranstaltungen in den Jahren 2025-2028.

Der Vienna Meeting Fund 2025-2028 fördert mehrtägige (Programmpunkte an mindestens zwei aufeinanderfolgenden Veranstaltungstagen) internationale Veranstaltungen, die im Zeitraum 01.01.2025 bis 31.12.2028 stattfinden. Gefördert werden dabei ausschließlich internationale Veranstaltungen mit einer fachspezifischen Agenda, die in den acht Monaten Januar, Februar, März, April, Juli, August, November und Dezember stattfinden. Internationale Veranstaltungen sind Zusammenkünfte von vorwiegend internationalen (i.S.d. Richtlinie mindestens 50% aus dem Ausland angereisten) Teilnehmer*innen zum beruflichen Informationsaustausch.
Bei der Einreichung gilt, nach formaler Prüfung aller erforderlichen Unterlagen, „first-come, first-served“. Die Einreichung ist frühestens 5 Jahre vor tatsächlichem Veranstaltungsdatum möglich.

Bitte beachten Sie:

  • Der Veranstalter muss im Rahmen aller Marketingmaßnahmen, die mit der geförderten Veranstaltung in Zusammenhang stehen, die Förderung durch den Wiener Tourismusverband mit dem Logo der Meeting Destination Vienna prominent dort ausweisen, wo es sinnvoll und thematisch stimmig ist.

  • Lt. Punkt 6.1 der Förderrichtlinie können nur Kosten gefördert werden, die an Dritte bezahlt werden. Interne Verrechnungen von Leistungen (innerhalb der Universität Wien) entsprechen nicht den Erfordernissen und können daher nicht als Ausgaben der Konferenz bei der Förderung seitens VCB berücksichtigt werden.

Welche Unterlagen müssen für die Abrechnung der Förderung eingereicht werden?

Für die Abrechnung sind folgende Unterlagen verpflichtend vorzulegen:

  • Abrechnungsformular

  • Den gesetzlichen Vorschriften entsprechende Rechnungen und Zahlungsnachweise (Überweisungsbeleg und/oder Kontoauszug):

    • Rechnungen externer veranstaltungsbezogener Dienstleistungen (Logis, Technik, Catering, etc.), bis zur Höhe des vorläufig zugesagten Förderbetrages

  • Statistik der Teilnehmer*innen (Anzahl & nationale bzw. internationale Herkunft)

  • Nachweis des Prädikats ÖkoEvent oder des Green Meeting/Green Event-Zertifikats Österreichisches Umweltzeichen für die antragsgegenständliche Veranstaltung (nur Modul 2).


Bitte beachten Sie: Kosten für Hilfskräfte sind nicht förderfähig und können daher nicht eingereicht werden. Die Auszahlung der Förderung erfolgt nach der Veranstaltung und nach vollständiger Vorlage aller erforderlichen Abrechnungsunterlagen.

Weitere Informationen finden Sie in den FAQs des Vienna Convention Bureaus.

  • Externer Veranstalter (andere Institution als die Universität Wien): Sobald Sie eine Förderzusage vom Vienna Convention Bureau (VCB) erhalten, erkundigen Sie sich bitte beim Kongressservice, wie das Projektkonto (ET-Konto) lautet, falls dieses für die Teilnehmer*innen-Verwaltung beauftragt wurde.

Sofern es sich um Veranstaltungen im Rahmen der (*) hoheitlichen Forschungsanstalt handelt, werden Sponsoring-Rechnungen ohne Umsatzsteuer ausgestellt.  
(*)hoheitliche Forschungsanstalten (darunter fällt auch die Universität Wien) gelten als 

Es muss auf die Werbeabgabe geachtet werden. Dieser unterliegen Werbeleistungen in Printmedien, in TV und Hörfunk sowie im Bereich der Außenwerbung (z.B. Plakate), soweit sie im Inland gegen Entgelt erbracht werden.

Die Werbeabgabe beträgt 5 Prozent der Bemessungsgrundlage. Weiterführende Informationen finden Sie auf der Website des Bundeskanzleramts Österreich.

Mit dem Vienna Meeting Ticket bieten die Wiener Linien eine maßgeschneiderte Öffi-Fahrkarte für Kongresse, Konferenzen und Meetings an. Das Vienna Meeting Ticket ermöglicht den Teilnehmer*innen die uneingeschränkte Nutzung aller öffentlichen Verkehrsmittel in der Kernzone Wien für die Gesamtdauer der Veranstaltung. Weitere Informationen finden Sie auf der Website des Vienna Convention Bureaus (VCB).

Österreichischen Bundesbahnen (ÖBB) bieten mit dem ÖBB Kongresskonto eine neue Lösung für Veranstalter*innen und Teilnehmer*innen. Das ÖBB Kongresskonto ist maßgeschneidert für Veranstaltungen, Meetings, Kongresse und Events im Business Kontext. Mit diesem ermöglichen Sie Ihren Teilnehmer*innen die Buchung einer klimafreundlichen, unkomplizierten und ermäßigten An- und Abreise. Diese können damit selbst vergünstigte Fahrten zu der Veranstaltung buchen und bezahlen.

Alle Informationen hierzu finden Sie auf der Website der ÖBB.

Der City Airport Train (CAT) bietet für Meeting Professionals maßgeschneiderte Lösungen für Ticketkauf und -buchung sowie zahlreiche Kommunikationsmöglichkeiten an.

Der City Airport Train bietet Tagungsveranstalter*innen an, CAT-Tickets für deren Meetings vorab einzukaufen und ihren Teilnehmer*innen – nach dem One-Stop-Shop-Prinzip – mittels Code direkt ohne Eingabe weiterer Daten zur Verfügung zu stellen. Meeting Professionals erhalten außerdem eine Vielzahl an Kommunikations-Möglichkeiten für ihre Tagung.

Weitere Informationen finden Sie auf der Website des Vienna Convention Bureaus (VCB).