Steuerliche Behandlung von Side-Events bei wissenschaftlichen Veranstaltungen

Die Ausrichtung von wissenschaftlichen Veranstaltungen (Kongressen, Symposien, Tagungen, Seminaren, Workshops etc.) durch Institute und/oder Fakultäten der Universität wird als Form der Vermittlung und Verbreitung von Forschungsergebnissen und des akademischen Wissensaustausches steuerlich dem Hoheitsbereich der Universität zugerechnet (Bestandteil der hoheitlichen Forschungsanstalt). Die vom Institut/der Fakultät als Veranstalter*in verrechneten allgemeinen Teilnahmegebühren für die wissenschaftliche Veranstaltung unterliegen nicht der Umsatzsteuer (Steuercode A0).

Werden im Rahmen der wissenschaftlichen Veranstaltung zusätzlich auch begleitende Side-Events angeboten, ist im jeweiligen Einzelfall bezüglich der steuerlichen Einstufung zu differenzieren:

 

• Wissenschaftliche Side-Events mit engem Konnex zur wissenschaftlichen Veranstaltung: Abendveranstaltungen (insbesondere solche an externen Locations) können nur dann als Bestandteil der hoheitlichen wissenschaftlichen Veranstaltung eingestuft werden, wenn dabei der unterhaltende Charakter nicht überwiegt. Im Vordergrund müssen vielmehr der akademische Wissensaustausch zwischen den Teilnehmer*innen und die damit verbundene Verbreitung von Forschungsergebnissen in der relevanten Forschungs-Community stehen, mag dies auch in einer angenehmen und aufgelockerten Atmosphäre erfolgen. Der enge Konnex zur hoheitlichen Forschung und der wissenschaftlichen Veranstaltung ist entsprechend zu dokumentieren und nachzuweisen.
  Indizien für einen hoheitlichen (wissenschaftlichen) Charakter der Abendveranstaltung können beispielsweise wissenschaftliche Redebeiträge/Impulsreferate oder Podiumsdiskussionen, die Verleihung von wissenschaftlichen Preisen und Auszeichnungen, sowie die Präsentation von wissenschaftlichen Arbeiten und Forschungsprojekten durch Nachwuchswissenschaftler*innen in Form von Posterpräsentationen sein. Auch der Umstand, dass die Teilnahme obligatorisch ist und mit der allgemeinen Teilnahmegebühr mit abgegolten ist, spricht für eine Zuordenbarkeit zur wissenschaftlichen Veranstaltung. Unter diesen Voraussetzungen dürfte eine Zuordnung zur hoheitlichen Forschungsanstalt der Universität möglich sein. Daher unterliegt der auf derartige „Forschungsempfänge“ entfallende Teil der Teilnahmegebühr nicht der Umsatzsteuer (Steuercode A0).

 

• Nicht-wissenschaftliche, unterhaltende Side-Events:
  • „Gala-Dinners“ mit Ballcharakter und umfangreichem Unterhaltungsprogramm,
  • unterhaltende Ausflüge und sonstige Events (z.B. Buschenschankbesuche, Ballonfahrten, sportliche Aktivitäten etc.), oder
  • ein spezielles „Spouse-Programm“ für Angehörige der Teilnehmer,*innen sofern es vom veranstaltenden Institut/der veranstaltenden Fakultät der Universität selbst organisiert und angeboten wird.
    
    In diesen Fällen fehlt regelmäßig der erforderliche enge Konnex zur hoheitlichen Forschung des veranstaltenden Instituts/der veranstaltenden Fakultät; eine Zuordnung zur wissenschaftlichen Veranstaltung und damit zur hoheitlichen Forschungsanstalt der Universität ist in diesen Fällen nicht möglich. Dies ist insbesondere dann anzunehmen, wenn die Teilnahme am Side-Event bloß fakulativ ist und dafür eine Extragebühr verrechnet wird. Diese Extragebühr ist umsatzsteuerpflichtig (20% USt., Steuercode A2). Wird keine Extragebühr verrechnet, ist die allgemeine Teilnahmegebühr in einen steuerpflichtigen Teil für das nicht-wissenschaftliche Side-Event (Steuercode A2) und einen nicht-steuerbaren Teil für die wissenschaftliche Veranstaltung (Steuercode A0) aufzuteilen, und in der Rechnung getrennt auszuweisen. Korrespondierend dazu steht dem veranstaltenden Institut/der veranstaltenden Fakultät aus bezogenen Vorleistungen (zB Caterer) der Vorsteuerabzug zu.

 

Für weiterführende Informationen und Rückfragen steht Ihnen das Kongressservice zur Verfügung.