Step-by-Step Event Organisation

Dieser Step-by-Step Leitfaden bietet einen umfassenden Überblick über die wichtigsten Aspekte der Planung und Durchführung einer wissenschaftlichen Veranstaltung an der Universität Wien und gibt eine Anleitung wie Sie in 12 Schritten erfolgreich ein Event organisieren können.

1. Raumreservierung

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Reservieren Sie Räumlichkeiten, die den Anforderungen und Bedürfnissen Ihrer Veranstaltung entsprechen. Senden Sie eine schriftliche Anfrage an event@univie.ac.at mit stichwortartigen Angaben zu Titel, Art und Inhalt der Veranstaltung, raumbezogenen und ggf. technischen Anforderungen, erwarteter Personenanzahl sowie dem Wunschtermin und -veranstaltungsort.

2. Bestellung von Equipment und Mobiliar

© Universität Wien / Klaus Pichler

Informieren Sie uns über das für Ihre Veranstaltung erforderliche technische Equipment und Mobiliar. Wir beraten Sie welche Standardtechnik und -ausstattung in den von Ihnen gebuchten Räumen vorhanden ist. Bei Bedarf können Sie zusätzliches Equipment und Mobiliar über uns anmieten. Außerdem holen wir auf Wunsch gerne Angebote von externen Dienstleistungsfirmen für Sie ein. Insbesondere bei geplanten Fachausstellungen wird dieser Service gerne in Anspruch genommen.

3. Bekanntgabe des Personalbedarfs

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Wenden Sie sich an uns, wenn Sie personelle Unterstützung für Ihre Veranstaltung benötigen. Wir vermitteln, organisieren und koordinieren unter anderem Personal für Auf- und Umbauarbeiten, Veranstaltungsbetreuung, Technikunterstützung, Audio- und Videoaufzeichnungen, Kinderbetreuung, Transportdienste sowie Garderoben-, Reinigungs- und Sicherheitspersonal ebenso wie FotografInnen, DekorateurInnen, MusikerInnen.

4. Bestellung des Caterings

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Bestellen Sie bei Bedarf ein Catering und übermitteln Sie uns die Kontaktdaten des Cateringanbieters, damit wir den An- und Abtransport einwandfrei koordinieren können sowie Informationen über die benötigte Infrastruktur und den Cateringbedarf (z.B. Strom, Wasser, Manipulationsbereich) abklären können. Für die kulinarische Verpflegung Ihrer Veranstaltung können Sie einen Cateringanbieter Ihrer Wahl beauftragen. Gerne können wir Sie aber auch bei der Auswahl einer Cateringfirma beraten und Angebote für Sie einholen.

5. Vorortbesichtigung der Veranstaltungslocation

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Machen Sie sich ein Bild Ihrer Veranstaltungslocation und besichtigen Sie gemeinsam mit uns, die von Ihnen reservierten Räumlichkeiten. Wir empfehlen Ihnen - gegebenenfalls - auch Ihren Caterer zum vereinbarten Besichtigungstermin einzuladen, um konkrete und raumspezifische Fragen vor Ort zu klären.

6. Kongressservice Leistungen buchen

© Universität Wien / Der Knopfdrücker

Benötigen Sie Unterstützung beim Abstract Handling, bei der TeilnehmerInnenverwaltung, der Kongress-Webseite oder bei Hotelreservierungen? Unsere KollegInnen vom Kongress- und Tagungsservice sind Ihnen dabei gerne behilflich.