Hotelkontingentverwaltung

Das Veranstaltungsmanagement der Universität Wien übernimmt für Sie die Recherche, die Angebotseinholung, den Hoteleinkauf sowie die Verwaltung sämtlicher in Frage kommender Unterkünfte für Ihren Kongress, entsprechend Ihren Anforderungen.
Wir vermitteln Hotels in vielen Kategorien

• Einholung von Angeboten
• Reservierung von Zimmerkontingenten in vereinbarten Hotels in der Nähe des Veranstaltungsortes
• Verhandlung von Sonderpreisen
• Online-Zimmervermittlung und Verwaltung der Kontingente sowie Buchungs- und Stornobedingungen mit den Hotels
• Verwaltung von Sonderkontingenten für die Veranstaltungs-VIPs

Reporting

• Regelmäßiges Reporting sowie Übermittlung diverser Statistiken (Hotels, Teilnehmer*innen, Zahlungen, etc.)
• Regelmäßiges Reporting an die Hotels
• Verwaltung sämtlicher Deadlines und Fristen den Hotels gegenüber

Buchungsablauf für Kongressteilnehmer*innen

Online-Hotelreservierung
Eingekaufte Hotelkontingente können für die Teilnehmer*innen im Zuge der Registrierung oder auch separat online buchbar gemacht werden. Nach erfolgter Zimmerbuchung erhält der/die Teilnehmer*in umgehend eine Bestätigungs-E-Mail mit sämtlichen Daten seiner Reservierung (Hoteldaten, Kontaktdaten, gebuchte Zimmerleistung, Preis).

Die Zahlung erfolgt per Kreditkarte (Daten werden bei der Online-Buchung abgefragt).

Kosten

Für dieses Vermittlungs-Service entstehen Ihnen keine Kosten, da sie sich mittels Provisionszahlungen von den jeweiligen Hotels selbst finanziert.
Es handelt sich somit um ein kostenloses Service und um ein Zusatzangebot für Ihre Teilnehmer*innen.