Step-by-Step Event Organisation

7. Durchsicht und Bestätigung der Leistungsübersicht

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Auf Grundlage Ihrer Anforderungen erstellen wir ein Angebot, welches die Kosten für die Räumlichkeiten sowie für Technik, Equipment, Mobiliar und Personal für Ihre Veranstaltung beinhaltet. Kontrollieren Sie die von uns erhaltene Leistungsübersicht und senden Sie uns eine schriftliche Bestätigung des Angebots zu oder teilen Sie uns eventuelle Änderungswünsche mit.

8. Vertragsunterzeichnung, Genehmigung, Rechnung

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Wenn Sie mit unserem Angebot einverstanden sind, senden wir Ihnen die darauf basierenden Vertragsunterlagen zu. Übermitteln Sie uns den ausgefüllten und unterschriebenen Antrag sobald als möglich, damit dieser das universitätsinterne Genehmigungsverfahren durchlaufen kann. Sobald der Antrag genehmigt ist, senden wir Ihnen diesen per E-Mail gegengezeichnet zurück. Je nach Vereinbarung wird mit diesem Schritt eine erste Rechnung ausgestellt, die in der Regel den vollen Betrag der voraussichtlichen Kosten aufweist.

9. Sicherheits- und Brandschutzprüfung

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Ihre Sicherheit ist uns wichtig! Führen Sie mit uns gemeinsam am Tag der Veranstaltung eine Vorortüberprüfung des Veranstaltungsvorhabens hinsichtlich Sicherheit und Brandschutz durch.

10. Informationsaustausch

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Halten Sie uns auf dem Laufenden und wenden Sie sich an uns, wenn Sie Hilfe benötigen oder Fragen haben. Wir unterstützen Sie sowohl im Vorfeld als auch am Tag der Veranstaltung und sind als AnsprechpartnerInnen für Sie da. Zögern Sie also nicht uns bei Fragen und Problemen zu kontaktieren!

 

 

11. Endrechnung prüfen und begleichen

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Nach Veranstaltungsende erhalten Sie von uns die Endrechnung, die auf den tatsächlich erbrachten Leistungen beruht. Kontrollieren Sie diese und überweisen Sie gegebenenfalls den noch offenen Betrag auf das angegebene Konto. Bei der Klärung eventueller Fragen zur Rechnung sind wir Ihnen gerne behilflich.

12. Geben Sie uns Feedback

Waren Sie mit der Organisation und dem Verlauf der Veranstaltung zufrieden? Informieren Sie uns über Ihre Erfahrungen und gegebenenfalls über Schwierigkeiten bei Ihrer Veranstaltung.