Fragen und Antworten aus der Praxis


 Herr Leeb, was kostet ein hybrides oder virtuelles Event?

Dipl.-Ing. Christian Leeb ist Experte für Audio-, Video- und Veranstaltungstechnik sowie Videokonferenzen in der DLE Veranstaltungsmanagement

"Die Preisgestaltung bei hybriden, aber auch digitalen Events hängt von sehr vielen Faktoren ab. Bei hybriden Events zum Beispiel von der Anzahl der Räume, in denen hybride Veranstaltungen gleichzeitig stattfinden, von der Anzahl der virtuellen Teilnehmer*innen oder auch der vorhandene Ausstattung in den Räumen.

Bei rein digitalen Events kommt es sehr auf die Anforderungen und auf die Gestaltung des Online Formats an, welche Kosten hier anfallen. Eine übergreifende Plattform, die einzelne Videoanrufe in den gängigen Softwarelösungen zusammenfasst und somit einen besseren Überblick schafft, kann pro Event einiges an Kosten verursachen.

Wenn zusätzliche Tools wie digitale Poster-Ausstellung, digitale Messestände und Social-Events dazu kommen, muss auch hier mit Mehrkosten gerechnet werden.

Grundsätzlich ist es aber so, dass hybride Events verglichen mit einer reinen Präsenzveranstaltung der gleichen Größe (Raumanzahl, Teilnehmer*innen, etc.) die meisten Kosten verursacht, weil - so zu sagen -zwei Events gleichzeitig abgehalten werden, das physische und das digitale Event. Je nach Aufwand der technischen Umsetzung und der Anforderungen an die hybriden Funktionen ist die Kostengestaltung dementsprechend höher. Besonders der Personalaufwand ist höher, weil man sowohl

Personen vor Ort als auch digitale Betreuung benötigt, die für einen reibungslosen Ablauf des digitalen Events Sorge trägt.

Melden Sie sich einfach bei mir, wenn Sie Fragen haben!"

Dipl.-Ing. Christian Leeb
Audio-, Video- und Veranstaltungstechnik, Videokonferenzen
Tel.: +43-1-4277-176 24
christian.leeb@univie.ac.at

 Können Sie für Online- und hybride Veranstaltungen die Teilnehmer*innen-Verwaltung übernehmen, Frau Wassipaul?

Alexandra Wassipaul BA

ist Projektleiterin im Kongress- und Tagungsservice und Ihre Ansprechpartnerin bezüglich Teilnehmer*innen-Verwaltung, aber auch Expertin für Nachhaltigkeitsthemen.

"Ja, das ist kein Problem.

Für eine reine online Teilnahme kommen die KLEINE oder die MITTLERE Pauschale in Frage, je nachdem ob Teilnahmegebühren eingehoben werden oder nicht.
Die Preise sowie eine Beschreibung der jeweiligen Pauschalen sind in unserer Preisliste zu finden.

Bei einer hybriden Veranstaltung sollte überlegt werden, ob es 2 unterschiedliche Tarife gibt, je nachdem ob man online oder vor Ort teilnimmt, da den Teilnehmer*innen vor Ort in der Regel mehr Leistungen (z.B. Kongressmaterialien, Catering,..) geboten werden.

Wie auch bei einer regulären Veranstaltung (vor Ort), kann das Kongressservice mehrere unterschiedliche Anmeldelinks aufsetzen (z.B. einen für einen hybride Teilnahme und einen für eine Online-Teilnahme).
Falls noch nicht ganz klar ist, ob die Veranstaltung regulär, hybrid oder doch rein online stattfinden wird, kann eine Abfrage eingebaut werden, ob Teilnehmer*innen eher online oder eher vor Ort teilnehmen würden, um besser planen zu können.

Wir können uns Ihr Projekt gerne im Detail ansehen!"

Alexandra Wassipaul BA
Kongress- und Tagungsservice
Projektleitung
Tel.: +43-1-4277-176 32
alexandra.wassipaul@univie.ac.at

 Frau Tronigger, können Sie auch für Online- oder hybride Veranstaltungen das Abstract-Handling übernehmen?

Mag. Sandra Tronigger BA

ist im Kongress- und Tagungsservice unsere Spezialistin für Abstract-Handling, Hotelbuchungen und die Kongress-Websites.

"Selbstverständlich! Das Abstract-Handling kann für jedes Format (präsent, hybrid oder ganz online) übernommen werden.

Der Tarif bleibt unabhängig vom Format gleich. Informationen zu den Kosten sowie eine detaillierte Beschreibung finden Sie in unserer Preisliste.

Sollte noch nicht klar sein, ob die Veranstaltung präsent, hybrid oder ganz online stattfinden wird, kann eine Abfrage eingebaut werden, ob Einreicher*innen bereit wären, ihr Abstract auch online zu präsentieren.

Ich freue mich, wenn Sie mich für nähere Auskünfte kontaktieren!"

Mag. Sandra Tronigger BA
Kongress- und Tagungsservice
Tel.: +43-1-4277-176 33
sandra.tronigger@univie.ac.at