An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Rund 2.900 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern? Wir suchen eine*n

Freie*r Dienstnehmer*in als Koordinator*in PCO - Kongressservice

im Veranstaltungsmanagement der Universität Wien.

Besetzung ab: 01.03.2024 | Stundenausmaß: 30 - 40 Wochenstunden

Das Veranstaltungsmanagement ist die zentrale Drehscheibe für den Event- und Kongressbereich der Universität Wien. Jährlich finden in den Räumen der Universität Wien, zusätzlich zum regulären Lehrbetrieb, über 1.600 Veranstaltungen - davon etwa 180 nationale und internationale Tagungen und Kongresse - statt.

• Sie sind ein strukturiertes Organisationstalent, verfügen über eine relevante Ausbildung und begeistern sich für die Kongresswelt?
• Sie sehen sich in der Lage mehrere nationale und internationale Kongresse pro Jahr in einem Team zu koordinieren?
• Reisemanagement und Hotelbuchungen kennen Sie nicht nur im Zusammenhang mit Ihren Urlaubsreisen?
• Abstract-Handling ist Ihnen ein Begriff?
• BID-Books, Angebote und Verträge zu erstellen, ist Ihnen geläufig?
• Sie packen mit an, wenn Kongressmaterialien vorbereitet werden müssen?
• Sie können Kongress-Websites auf Basis von Typo3-Templates erstellen?
• Onsite-Personal für Kongresse zu koordinieren, fällt Ihnen leicht?

Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung!

Ihre Aufgabe

• Sie unterstützen die Bereichsleitung bei der Planung, Organisation, Durchführung und Nachbearbeitung von nationalen und internationalen wissenschaftlichen Veranstaltungen.

Ihr Leistungsportfolio beinhaltet

• Unterstützung bei der Betreuung und Beratung von Kund*innen im Hinblick auf PCO-Projekte/wissenschaftliche Veranstaltungen vor Ort in Wien
• Administrative Betreuung von Kongressen als Präsenzveranstaltungen und/oder als hybride und virtuelle Veranstaltungen
• Format- und Inhaltsanpassungen sowie Produktionskoordination von veranstaltungsbezogenen Dokumenten
• Korrespondenz mit Kund*innen in deutscher und englischer Sprache
• Organisation von Hotelreservierungen
• Abstract-Handling
• Onsite Betreuung von wissenschaftlichen Veranstaltungen
• Beratung zu und Unterstützung bei der Umsetzung von nachhaltigen Veranstaltungen
• Administrative Wartung und Pflege von Websites für Kongresse

Was Sie mitbringen

• abgeschlossene Berufsausbildung erwünscht, abgeschlossenes Studium von Vorteil
• freundliches, selbstsicheres, kompetentes und gepflegtes Auftreten
• ausgeprägtes Organisationstalent, Flexibilität, rasche Auffassungsgabe
• analytisches und systematisches Denken
• hohe Zahlen- und EDV-Affinität
• Eigeninitiative sowie die Fähigkeit, mehrere Aufgaben eigenständig zu bearbeiten
• Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit und Belastbarkeit
• ausgezeichnete Kenntnisse in Deutsch, sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift, weitere Sprachen von Vorteil
• sehr gute MS-Office-Kenntnisse, Kenntnisse in Websites-Erstellung und Wartung (Typo3), Kenntnisse in CMS und HTML von Vorteil, Bereitschaft, sich in neue IT-Systeme einzuarbeiten
• Bereitschaft zu flexiblen Arbeitszeiten, im Rahmen von Veranstaltungen auch an Wochenenden und Abenden (Kongress- Hauptsaison an der Universität Wien: Juli bis September)

Was Sie bei uns erwartet

Gesunde Work-Life-Balance: Wir setzen auf eine effiziente Ressourcenplanung, um Überlastung auch in der Hochsaison zu vermeiden.

Inspirierendes Arbeitsklima und Wertschätzung: Sie werden Teil eines engagierten, facettenreichen Teams mit flachen Hierarchien, das einen wertschätzenden Umgang miteinander pflegt und die Leistung des jeweils anderen anerkennt.

Gute öffentliche Anbindung: Die Universität Wien ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Möglichkeiten zur Weiterbildung: Wir unterstützen aktiv Ihre persönliche und berufliche Entwicklung, um Ihnen dabei zu helfen, Ihre Fähigkeiten auszubauen und auf dem neuesten Stand zu bleiben. Wählen Sie aus einem umfangreichen, für Sie kostenfreien Kursangebot.

Wettbewerbsfähige Vergütung: Wir bieten für die von Ihnen erbrachten Leistungen marktkonforme Honorare.

Ein Umfeld, dass die ökologische, ökonomische und soziale Verantwortung für eine nachhaltige Gegenwart und Zukunft wahrnimmt: Sie erbringen Ihre Leistung für die größte deutschsprachige Universität, die Klimaneutralität bis 2030 anstrebt, seit Herbst 2021 Mitglied in der Allianz Nachhaltige Universitäten ist und neben der Intensivierung des Themas Nachhaltigkeit in Forschung und Lehre auch den eigenen Betrieb klimagerecht umgestaltet. In der DLE Veranstaltungsmanagement arbeiten Expert*innen für Green Meetings und Green Events, um auch hier Verantwortung zu übernehmen.

Vertrauen und Verantwortung: Wir setzen auf ein Arbeitsumfeld, das auf Vertrauen und Eigenverantwortung basiert. Sie haben die Möglichkeit und den Freiraum, Ihre Ideen einzubringen und eigenständig zu arbeiten.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich

• Senden Sie Ihren Lebenslauf und ein kurzes Motivationsschreiben,
• Ihr Abschlusszeugnis (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.) und
• weitere Unterlagen, falls notwendig

per E-Mail an Margarethe Jurenitsch margarethe.jurenitsch@univie.ac.at (bis 15. März 2024)

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte ebenfalls: margarethe.jurenitsch@univie.ac.at

Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.