Erste Schritte

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  • Welche ersten Schritte muss ich als Veranstalter*in bei der Beauftragung des Kongress- und Tagungsservice beachten?

    Folgende Fragen stellen sich bei der Beauftragung des Kongress- und Tagungsservice:

       

    • Wer ist offizielle*r Veranstalter*in? 
      Bitte beachten Sie, dass es nur 1 Veranstalter*in geben darf. Hier ist der Veranstalter gemeint, bei dem nach Abrechnung der Veranstaltung Gewinn und Verlust bleibt und der nach außen hin als Veranstalter auftritt.
      Sobald es mehrere Veranstalter*innen gibt, wird automatisch eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts gegründet.
      Alle weiteren Beteiligten dürfen als "Unterstützer*innen", "wissenschaftliche Kooperationspartner*innen" oder "Sponsor*innen" auftreten.

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    • Ist eine Raumbuchung über das Raummanagement des Veranstaltungsmanagements der Universität Wien notwendig?
      Sobald Räumlichkeiten an der Universität Wien benötigt werden ist abzuklären, ob diese über das Raummanagement des Veranstaltungsmanagements gebucht werden müssen.
      Auf der Website des Raummanagements finden Sie eine Step-by-Step-Event-Anleitung.

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    • Welche Leistungen des Teams vom Kongress- und Tagungsservice werden benötigt?
      Das Kongress- und Tagungsservice bietet unterschiedliche Leistungen von der Teilnehmer*innen-Verwaltung und Website-Betreuung über das Abstract-Handling hin zur Hotelkontingent-Verwaltung an. Alle Leistungen finden auf unserer Website.
      Bitte nutzen Sie unser Online-Formular, um uns eine Anfrage zu senden.

      ACHTUNG: Bitte planen Sie - sobald von Ihrer Seite alle Rahmenbedingungen geklärt sind - für die Erstellung und Testphase von Online-Abstracteinreichung / -Registrierung / -Hotelbuchung ca. 14 Tagen ein!

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    • Ist die Beantragung einer DP-Innenauftragsnummer notwendig/schon erfolgt?
      Ob eine DP-Innenauftragsnummer notwendig ist und wie dieses beantragt werden kann, können Sie unter dem Punkt "Innenauftrag & Sichtberechtigung (Projektkonto)"nachlesen.

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    • Welche Arten von Teilnahmegebühren können vom Kongress- und Tagungsmanagement verwaltet werden?
      Sofern die Universität Wien alleiniger Veranstalter ist, können die Teilnahmegebühren zur (wissenschaftlichen) Veranstaltung ohne Umsatzsteuer an die Teilnehmer*innen verrechnet werden.
      Kostenlose Rahmenprogrammpunkte können bei der Anmeldemaske zur Teilnahme mit abgefragt werden.
      Bei kostenpflichtige Rahmenprogrammpunkten wird unterschieden zwischen:
      • Kostenpflichtige Rahmenprogrammpunkte, die einen engen Konnex zur wissenschaftlichen Veranstaltung haben: diese können ohne Umsatzsteuer an die Teilnehmer*innen verrechnet und bei der Anmeldemaske zur Teilnahme mit abgefragt werden.
      • Kostenpflichtige Rahmenprogrammpunkte, die keinen engen Konnex zur wissenschaftlichen Veranstaltung haben: diese müssen mittels eigenen Links abgefragt und inklusive 20% Umsatzsteuer an die Teilnehmer*innen verrechnet werden. In diesem Fall landen, anders als die Teilnahmegebühren zur (wissenschaftlichen) Veranstaltung, die bezahlten Gebühren nicht am eigens eingerichteten DP-Projektkonto, sondern auf einem vom Veranstaltungsmanagement verwalteten ET-Konto.
      • Kostenpflichtige Rahmenprogrammpunkte für Begleitpersonen: diese müssen mittels eigenen Links abgefragt und inklusive 20% Umsatzsteuer an die Teilnehmer*innen verrechnet werden. In diesem Fall landen, anders als die Teilnahmegebühren zur (wissenschaftlichen) Veranstaltung, die bezahlten Gebühren nicht am eigens eingerichteten DP-Projektkonto, sondern auf einem vom Veranstaltungsmanagement verwalteten ET-Konto.

        Andere Institution ist Veranstalter*in:
        In diesem Fall kann das Kongress- und Tagungsservice ausschließlich die Teilnahmegebühren zur (wissenschaftlichen) Veranstaltung verwalten, sofern es sich beim Veranstalter um eine hoheitliche Einrichtung (z.B. Universität) oder um gemeinnützige Vereine, die nicht auf Gewinnerzielung ausgerichtet sind, handelt. Vereine müssen verpflichtend eine Erklärung, die die formalen und steuerlichen Voraussetzungen für die steuerliche Gemeinnützigkeit nach § 34 ff BAO erfüllen, übermitteln. Detaillierte Informationen dazu finden Sie auf dem Fact Sheet zur Steuerlichen Gemeinnützigkeit in Österreich. Teilnahmegebühren zur (wissenschaftlichen) Veranstaltung werden ohne Umsatzsteuer an die Teilnehmer*innen verrechnet.
        Kostenpflichtige Rahmenprogrammpunkten können nicht verwaltet werden.

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    • Wurde das gesendete Angebot bereits unterschrieben retourniert?
      Nach Bekanntgabe der notwendigen Kongressservice-Leistungen erhalten Sie ein Angebot. Bitte sehen Sie dieses genau durch und senden Sie es unterschrieben retour, um das Kongress- und Tagungsservice-Team offiziell zu beauftragen.

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    Sind all diese Fragen mit Ihrer*m Kongresskoordinator*in geklärt, wird diese*r mit Ihnen die weiteren Schritte abklären.

 Dienstverträge & Honorarnoten

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  • Wie funktioniert eine Spesenvergütung an Wissenschafter*innen?

    Als Universität Wien Mitarbeiter*in können Sie Vortragenden, die eine Spesenvergütung (Kostenrefundierung) für z.B. Flugkosten oder eine Hotelbuchung im Rahmen eines Gastvortrages erhalten sollen, mittels FIN/K2-Abrechnungsformular für Gastvorträge und wissenschaftliche Tätigkeiten Kosten ersetzen.

    Das Formular muss an die für das Projektkonto verantwortliche Person aus der DLE Finanzwesen und Controlling (FinCo) weitergeleitet werden.

    Wichtig ist, dass eine Person aus dem Organisationsteam Vortragende bereits im Vorfeld über die Möglichkeiten der Vergütung informiert und welche Voraussetzung hierfür notwendig sind (Einreichung von Originalbelegen / Refundierung erst nach Veranstaltungsende). Die Einreichung muss durch das Organisationsteam der Veranstaltung und die Freigabe der zeichnungsberechtigten Person erfolgen.

    Dementsprechend bitten wir Sie auch die Finanzplanung der Veranstaltung im Auge zu behalten. Für eine erste Budgetplanung kann Ihnen das Kongressservice gerne ein sehr allgemein gehaltenes Excel-Dokument zur Verfügung stellen.

    Weitere Informationen hierzu finden sie im Intranet.

  • Wie kann ich Studierende als Mitarbeiter*innen für eine Veranstaltung anstellen?

    Personen, die bei Ihrer Veranstaltungen mitarbeiten, müssen ein aufrechtes Dienstverhältnis mit der Universität Wien haben.
    Sofern Personal über das Veranstaltungsmanagement gebucht wird, besteht dieses bereits.
    Für Mitarbeiter*innen, die in keinem Dienstverhältnis mit der Universität Wien stehen, weder als wissenschaftliches noch als allgemeines Personal, muss für die Dauer der Beschäftigung eines abgeschlossen werden.
    Bitte setzen Sie sich hierfür zeitgerecht – um etwaige Fristen der Anmeldung einhalten zu können (mindestens 3 Wochen vor Dienstbeginn) – mit der für Sie zuständigen Person in der Personaladministration in Verbindung.

  • Unter welchen Voraussetzungen kann eine Honorarnote ausgestellt werden?

    Honorarnoten werden von der DLE Finanzwesen und Controlling geprüft.

    Notwendige Kriterien:

    • Aufgrund der Rechtsform (z.B. EU, OHG, KG, GmbH) besteht eine Unternehmereigenschaft bzw. das Unternehmen ist im Firmenbuch eingetragen.
    • Es gibt eine gültige UID Nummer.
    • Der*die Aussteller*in der Honorarnote hat einen Gewerbeschein durch das Finanzamt.
    • Der*die Austeller*in der Honorarnote ist Kleinunternehmer und kann dies mittels Bestätigung durch Steuerberatung, Finanzamt, Sozialversicherung der Selbständigen, etc. bestätigen. In diesem Fall werden nur unternehmerische Honorarnoten ausgezahlt.

    Liegen diese Merkmale nicht vor, wird die Honorarnote von der DLE Finanzwesen und Controlling an die DLE Personalwesen und Frauenförderung weitergeleitet.

    Das Erhebungsblatt für Werkvertragsnehmer*innen muss rechtzeitig im Voraus an die DLE Personalwesen und Frauenförderung übermittelt werden, die Honorarnote nach vollendetem Werk. Eine nachträgliche Einreichung von Erhebungsblatt inkl. Honorarnote (nach vollendetem Werk) wird von der DLE Personalwesen und Frauenförderung nicht anerkannt!

 Innenauftrag & Sichtberechtigung (Projektkonto)

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  • Wann benötige ich einen DP-Innenauftrag?

    Für Veranstaltungen mit einem Gesamtbudget von über EUR 5.000,00 muss eine eigene DP-Innenauftragsnummer (Projektkonto) angelegt werden. 

    Bitte finden Sie weitere Informationen auf der Drittmittel-Homepage.

    ACHTUNG: Eine DP-Innenauftragsnummer kann nur angelegt werden, wenn die Universität Wien offizielle Veranstalterin (Gewinn und Verlust bleibt an der Universität Wien und die Universität Wien tritt nach außen als Veranstalterin auf) der Veranstaltung ist. Bitte klären Sie zuerst wer Veranstalter*in ist, bevor Sie eine DP-Innenauftragsnummer beantragen.

    Andere Institution ist Veranstalter*in: In diesem Fall muss mit der DLE Finanzwesen und Controlling (FinCo) abgeklärt werden, ob ein anderes Konto angelegt werden kann/muss.
    Wenn das Kongressservice die Teilnehmer*innen-Verwaltung übernimmt, legt das Kongressservice ein ET-Konto für die Abwicklung der Teilnahmegebühren an. In diesem Fall ist das Beantragen einer DP-Innenauftragsnummer nicht erforderlich.

    Über die angelegte Innenauftragsnummer können bereits vor ersten Zahlungseingängen Ausgaben finanziert werden.

  • Wie kann ich einen DP-Innenauftrag anlegen?

    Konferenzen/Kongresse/Tagungen (> € 5.000,00) 

    Anträge für Konferenzen/Kongresse/Tagungen werden nicht im u:cris erfasst. 
    Aus diesem Grund benötigt das Drittmittelcontrolling für die Einrichtung einer DP-Innenauftragsnummer folgende Unterlagen: § 27-Erhebungsblatt FIN/F1 ein kurzer Abstract mit folgenden Punkten:

    • Thema, Datum und Ort der Tagung/des Kongresses
    • Finanz- und Zeitplan (inklusive Vor- und Nachbereitungszeit)
    • geplante Teilnehmer*innenzahl
    • geplante Sponsor*innen und Mitveranstalter*innen (Kopie der Förderzusage oder beiderseitig unterschriebener Vertrag)

    Die Projektleitung wird nach Einrichtung der DP-Innenauftragsnummer gem. § 28 UG 2002 vom Rektorat bevollmächtigt, damit sie in weiterer Folge alle notwendigen Rechtsgeschäfte im Rahmen des Projektes abwickeln kann. 

    Kontakt: 
    Mag. Christine Calvet 
    Universität Wien
    Finanzwesen und Controlling (Quästur) 
    A-1010 Wien
    Universitätsring 1 

    T 01/4277-125 60 
    F 01/4277-8 125 60 
    E christine.calvet@univie.ac.at 

    Formular: FIN_F1

    Weitere Informationen zu Konferenzen/Innenauftragsnummer finden Sie auf der Drittmittel-Homepage.

  • Ich habe bereits einen DP-Innenauftrag angelegt. Ist eine Sichtberechtigung notwendig?

    Wenn Sie bereits eine DP-Innenauftragsnummer angelegt haben, schicken Sie diese bitte Sie Ihrer*m Kongresskoordinator*in, sobald Sie diese erhalten haben.

    Die DLE Finanzwesen und Controlling (FinCo) gibt vor, dass eine Sichtberechtigung für Ihre DP-Innenauftragsnummer für das Kongressservice (genauer gesagt für 2 Mitarbeiter*innen des Kongressservices) benötigt wird, sobald dieses für die Abwicklung der Teilnahmegebühren zuständig ist.
    Dies ist notwendig, damit die Zahlungen der Teilnahmegebühren direkt über Ihre DP-Innenauftragsnummer laufen und die Zahlungseingänge für die Registrierungsgebühren vom Kongressservice kontrolliert werden können. Die Zahlungen können so im System bei den Registrierungsaufträgen gebucht werden, um den Teilnehmer*innen im Anschluss eine Zahlungsbestätigung schicken zu können.

    Eine direkte Gutschrift der Kreditkartenzahlungen auf Ihre DP-Innenauftragsnummer ist technisch leider nicht möglich – hier koordinieren wir eine monatliche Umbuchung. 

    Wenn Sie die Sichtberechtigung gewähren möchten, müssen Sie bitte die zwei FIN02 Formulare unten ausfüllen und an die FinCo schicken - die Kontaktdaten der jeweiligen Kongressservice-Mitarbeiterinnen sind bereits ausgefüllt:

    Bitte laden Sie die Formulare im Service Desk hoch.

    Hier geht es ausschließlich um die Sichtberechtigung. Bei der Rechnungsprüfung muss das Veranstaltungsmanagement (VAM) nicht angegeben werden. Sobald Sie angeben, dass das VAM involviert ist, gibt die FinCo automatisch eine*n Kongressservice-Mitarbeiter*in als Ersatzrechnungsprüfer*in für ein Backup an. Da aber alle Eingangsrechnungen von Ihrer DP-Innenauftragsnummer beglichen werden, geben Sie bitte jemanden aus Ihrem internen Team als 1. Rechnungsprüfer*in bekannt. 

    Formulare: 
    FIN_02_AW
    FIN_02_MJ

 Förderungen

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  • Wo kann ich eine Förderung für meinen Kongress beantragen?

    Vienna Meeting Fund 2022-2024

    Wien unterstützt Veranstalter von Kongressen und Firmenveranstaltungen mit dem Vienna Meeting Fund 2022-2024. Die Förderung hat ein Gesamtvolumen von 4 Millionen Euro, das durch die Stadt Wien zur Verfügung gestellt wird und richtet sich an nationale und internationale Veranstalter, die Meetings in Wien planen und im Zeitraum von 1. Juli 2022 bis 31. Dezember 2024 durchführen. Die Einreichungsunterlagen müssen dem Vienna Convention Bureau spätestens drei Wochen vor Veranstaltungsbeginn vollständig vorliegen.

     

    Vienna Convention Fund 2025+

    Ab steht der Vienna Convention Fund 2025+ zur Verfügung.

    Gefördert werden internationale Verbandskongresse, die ab 2025 in den Monaten Jänner-April, Juli, August, November und Dezember in Wien durchgeführt werden. Einreichungen sind bereits möglich. Anträge können laufend online beim Vienna Convention Bureau eingereicht werden. Bei der Einreichung gilt, nach formaler Prüfung aller erforderlichen Unterlagen, „first-come, first-served“. Die Einreichung ist frühestens 5 Jahre vor tatsächlichem Veranstaltungsdatum möglich.


    BITTE BEACHTEN    :

    • Der Veranstalter muss im Rahmen aller Marketingmaßnahmen, die mit der geförderten Veranstaltung in Zusammenhang stehen, die Förderung durch den Wiener Tourismusverband mit dem Logo der Meeting Destination Vienna prominent dort ausweisen, wo es sinnvoll und thematisch stimmig ist.
    • Lt. Punkt 6.1 der Förderrichtlinie können nur Kosten gefördert werden, die an Dritte bezahlt werden. Interne Verrechnungen von Leistungen (innerhalb der Universität Wien) entsprechen nicht den Erfordernissen und können daher nicht als Ausgaben der Konferenz bei der Förderung seitens VCB berücksichtigt werden.
  • Was muss ich beachten, wenn ich eine Förderung des Vienna Convention Bureaus (VCB) zugesagt bekommen habe?

    Sobald Sie eine Förderzusage vom VCB erhalten haben, informieren Sie dieses bitte über Ihre DP-Innenauftragsnummer, damit diese bei der Zahlung angegeben und vom Finanzwesen & Controlling anschließend zugeordnet werden kann.

    Im Idealfall senden Sie dem VCB eine Rechnung, auf der die DP-Innenauftragsnummer angegeben ist. Bitte beachten Sie die Informationen zu externen Ausgangsrechnungen.

    Andere Institution als die Universität Wien ist Veranstalter: bitte fragen Sie beim Kongress- und Tagungsservice nach wie das Projektkonto (ET-Konto) lautet, falls dieses für die Teilnehmer*innen-Verwaltung beauftragt wurde.

 Grants & Stipendien

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  • Welche Möglichkeiten habe ich, Grants/Stipendien auszubezahlen?

    Grants/Stipendien für Teilnehmer*innen Ihrer Veranstaltung werden durch die DLE Finanzwesen und Controlling in Auszahlung gebracht! Bitte setzen Sie sich hier bereits im Vorfeld mit Ihrer Kontaktperson (Kreditorenbuchhaltung) in Verbindung, um alle Rahmenbedingungen abzuklären.

    Informationen zur Spesenvergütung an Wissenschafter*innen (Gastvorträge), die in KEINEM Dienstverhältnis mit der Universität Wien stehen, erfolgen ebenfalls über die DLE Finanzwesen und Controlling (Formular FIN/K2). ACHTUNG – Die Auszahlungen von Spesenvergütungen erfolgen ausschließlich in Form von Überweisungen aufgrund von Originalbelegen.

    Bitte setzen Sie sich hierzu bei Rückfragen direkt mit der DLE Finanzwesen und Controlling in Verbindung.

 Nachhaltige Veranstaltungen

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  • Wie kann ich meine Veranstaltung als Green Meeting/Green Event nach dem Österreichischen Umweltzeichen zertifizieren lassen?

    Setzen auch Sie ein Zeichen für die Umwelt und lassen Sie Ihre Veranstaltung zertifizieren!
    Wir unterstützen Sie gerne in der Umsetzung Ihres „Green Meetings" an der Universität Wien als Lizenznehmer*in.

    Das Veranstaltungsmanagement der Universität Wien ist seit September 2015 Lizenznehmerin für "Green Meeting/Green Event"-Zertifizierungen und konnte in den vergangenen Jahren einige Zertifizierungen durchführen.

    Wenn Sie Interesse an einer Zertifizierung haben, wenden Sie sich bitte an congress@univie.ac.at.
    Beim Anstreben eines "Green Meetings"/"Green Events" ist eine entsprechende Kommunikation nach außen von Anfang an von besonders großer Bedeutung. Unsere Green Meeting-Beauftragten beraten Sie gerne in einem persönlichen Gespräch.

    Bitte beachten Sie, dass eine Zertifizierung nur an bestimmten Standorten möglich ist.

    Gerne können Sie vorab den Kriterienkatalog „UZ62 - Green Meetings und Green Events“ durchlesen.

    Weitere Informationen zu "Green Meetings" und "Green Events" finden Sie hier.

  • An welchen Standorten ist ein Green Meeting möglich?

    Zertifizierte Standorte

    Immer mehr Standorte der Universität Wien werden nach den Kriterien des Österreichischen Umweltzeichens zertifiziert.

    Folgende Standorte bzw. Räume sind bereits zertifiziert:

       

    • Hauptgebäude der Universität Wien (HG)
    • Campus der Universität Wien (UC) - Ausnahme: Alte Kapelle (nicht barrierefrei zugänglich)
    • Sky Lounge, Oskar-Morgenstern-Platz (OMP)
    • University of Vienna Biology Building (UBB)

      •  

    Abgesehen davon ist der Standort der Universität Wien an Oskar-Morgenstern-Platz 1 als Green Building zertifiziert.

  • Wie kann ich Veranstaltungen nachhaltig ohne "Green Meeting"-Zertifizierung umsetzen?

    Eine Veranstaltung muss nicht gleich als „Green Event“ oder „Green Meeting“ zertifiziert sein, um nachhaltig zu sein. Auch ohne Zertifizierung kann man in einigen Bereichen seinen Beitrag in Richtung Umweltschutz leisten.

    Angelehnt an den Kriterienkatalog „UZ62 - Green Meetings und Green Events“, der vom Bundesministerium für Landwirtschaft, Regionen und Tourismus in Zusammenarbeit mit dem Verein für Konsumenteninformation ausgearbeitet wurde, wollen wir Ihnen zeigen, worauf leicht bei der Planung und Umsetzung von Veranstaltungen geachtet werden kann. Hierfür wurde ein Leitfaden geschrieben, der Ihnen helfen soll Ihre Veranstaltung so nachhaltig wie möglich zu gestalten.

    Gerne steht das Kongressservice des Veranstaltungsmanagements der Universität Wien bei Fragen zur Verfügung und gibt Auskunft über umweltfreundliche und nachhaltig produzierende Anbieter. 

  • Wie kann ich Lebensmittel bei einer Veranstaltung vor der Entsorgung bewahren?

    Mit der TafelBox werden bereits verkochte Lebensmittel und zubereitete Speisen von Catering-Unternehmen bei Veranstaltungen vor der Entsorgung bewahrt.

    Eine innovative und einfache Lösung zur Rettung guter Lebensmittel.

    Die TafelBox ist lebensmittelecht und biologisch abbaubar.

    Bei Interesse bestellen Sie Ihre TafelBoxen entweder direkt auf der Website oder kontaktieren Sie Ihre*n Green Meeting-Beauftragte*n.

 Online / Hybride Events

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 Stornoversicherung

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 Veranstalter

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  • Wer ist "Veranstalter"?

    "Veranstalter" ist jene Institution, bei dem nach Abrechnung der Veranstaltung Gewinn und Verlust bleibt und der nach außen hin als Veranstalter auftritt.

    Alle weiteren Beteiligten dürfen ausschließlich als "wissenschaftliche Kooperationspartner", "Unterstützer" oder "Sponsoren" auftreten.

    Sobald es mehr als 1 Veranstalter*in gibt, wird automatisch eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts gegründet, wodurch unter Umständen Teilnahmegebühren inkl. Umsatzsteuer an die Teilnehmer*innen verrechnet werden müssen: Weiterführende Informationen

    In diesem Fall ist eine Teilnehmer*innen-Verwaltung inkl. Finanzhandling durch das Kongressservice nicht möglich.

    Es darf somit nur 1 offiziellen Veranstalter geben.

 Verrechnung (Eingangs-/Ausgangsrechnungen / ILV)

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  • Welche Mussangaben sind bei Eingangsrechnungen zu beachten?

    Bitte Informieren Sie Ihre externen Dienstleiter (z.B. Cateringfirma,..) über die Mussangaben der Eingangsrechnungen.

    Der Rechnungseingang der Universität Wien erfolgt zentral in der DLE Finanzwesen und Controlling. Die Warenlieferungen bleiben davon unberührt, es erfolgt kein zentraler Wareneingang an der Universität Wien. Um Rechnungen zeitgerecht bearbeiten zu können, ist es notwendig, dass die Rechnungen untenstehende MUSS-Angaben aufweisen.

    Die Adresse lautet zwingend:

    Universität Wien
    Finanzwesen und Controlling
    Innenauftragsnummer DPXXXXXX
    Universitätsring 1
    1010 Wien

    Elektronische Rechnungen: rechnung@univie.ac.at
    Format PDF, nur 1 Anhang pro E-Mail!
    Im Fall von Elektronischen Rechnungen ist keine Kopie in Papierform erforderlich!

    (Eingangs-)Rechnungen / Gutschriften, die nicht an die zentrale Rechnungsadresse ausgestellt sind, werden von der DLE Finanzwesen und Controlling an den*die Lieferant*in bzw. den*die Dienstleister*in zurückgeschickt.

    Gerne können Sie auch das Informationsblatt an Ihren Lieferanten schicken.

    Bitte finden Sie weitere Informationen im Intranet unter Mussangaben Eingangsrechnungen.

  • Woran kann es liegen, dass die Zahlung einer externen Ausgangsrechnung noch nicht auf dem Projektkonto zu sehen ist?

    Sofern keine Rechnung ausgestellt wurde, ist es möglich, dass Zahlungen nicht umgehend der entsprechenden Organisationseinheit zugeordnet werden können. Sollte eine Organisationseinheit den Eingang von Erlösen vermissen, dürfen wir um Kontaktaufnahme mit der DLE Finanzwesen und Controlling ersuchen.

    Es wird umgehend um die Übermittlung einer Kopie der ausgestellten Rechnung per Fax oder E-Mail an die DLE Finanzwesen und Controlling gebeten.
    Dadurch kann der Zahlungseingang kontrolliert und der jeweiligen Organisationseinheit zugeordnet werden und in Absprache mit der Organisationseinheit gegebenenfalls die Zahlung eingemahnt werden.

    Im Intranet können Sie eine Anleitung zur korrekten Erstellung externer Ausgangsrechnungen finden.

    Bitte setzen Sie sich hierzu bei Rückfragen direkt mit der DLE Finanzwesen und Controlling in Verbindung.

  • Welche Formvorschriften sind bei der Erstellung einer externen Ausgangsrechnung zu beachten?

    Wenn Organisationseinheiten der Universität Wien Leistungen für Dritte erbringen, wird grundsätzlich eine Rechnung gelegt (= Ausgangsrechnung). Bei der Ausstellung von Ausgangsrechnungen an Dritte sind insbesondere Formvorschriften zu beachten, die dem Rechnungslegungsgesetz entsprechen und somit sicherstellen, dass die Rechnungen von jedem Unternehmen anerkannt werden.

    Die Ausstellung von Ausgangsrechnungen kann entweder durch die Organisationseinheit selbst oder durch die DLE Finanzwesen und Controlling erfolgen. Die Verbuchung der Rechnung und jene des Zahlungseinganges erfolgt zentral über die DLE Finanzwesen und Controlling.

    • durch die Organisationseinheit
      Bei der Ausstellung der Rechnungen sind die genannten Formvorschriften zu beachten. Zur Vereinfachung wird die Verwendung des Formulars (FIN/D1) für Ausgangsrechnungen empfohlen.
      Es wird umgehend um die Übermittlung einer Kopie der ausgestellten Rechnung per Fax oder E-Mail an die DLE Finanzwesen und Controlling gebeten.
      Dadurch kann der Zahlungseingang kontrolliert und der jeweiligen Organisationseinheit zugeordnet werden und in Absprache mit der Organisationseinheit gegebenenfalls die Zahlung eingemahnt werden. Bitte finden Sie weitere Informationen im Intranet unter Ausgangsrechnungen. 

    • durch die DLE Finanzwesen und Controlling
      Die DLE Finanzwesen und Controlling bietet den Organisationseinheiten die Ausstellung der Rechnungen an. Von der Organisationseinheit müssen dafür sämtliche Rechnungsinformationen wie Kunde, Kundenanschrift, Rechnungstext und Rechnungsbetrag bekannt gegeben werden. Die Überwachung des Zahlungseingangs sowie das mit der Organisationseinheit abgestimmte Mahnwesen werden von der DLE Finanzwesen und Controlling durchgeführt.

    Bitte setzen Sie sich hierzu bei Rückfragen direkt mit der DLE Finanzwesen und Controlling in Verbindung.

  • Wie kann ich Teilnahmegebühren über eine Interne Leistungsverrechnung (ILV) abrechnen?

    Es kommt immer wieder einmal vor, dass Teilnahmegebühren mittels Interne Leistungsverrechnung (ILV) über eine Kostenstelle oder Innenauftragsnummer abgerechnet werden.

    In diesem Fall muss eine ILV über das jeweilige Projektkonto der Veranstaltung vorgenommen werden (siehe DP-Konto).

    Hierfür muss bitte die Rechnung über die Teilnahmegebühren an die für die DP-Innenauftragsnummer zuständige Person weitergegeben werden, damit diese eine ILV erstellt (Informationen und Formular (FIN/G3) hierzu finden Sie im Intranet unter Interne Verrechnung).
    Das ausgefüllte FIN/G3-Formular muss dann an das Finanzwesen und Controlling (FinCo) zur Umbuchung weitergeleitet werden. Im Idealfall bitte die ET/DP-Nummer, von dem das Geld bezahlt wird in der Zusatzinfo eintragen, damit die Buchung besser in SAP ersichtlich ist.

    Bitte setzen Sie sich hierzu bei Rückfragen direkt mit der DLE Finanzwesen und Controlling in Verbindung.

 Vorteile einer Online-Anmeldung

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  • Was sind Vorteile einer Online-Anmeldung?
    • Änderungen & Stornos autonom vornehmen: Ihre Gäste können sich jederzeit, von jedem Ort aus rund um die Uhr selbstständig an- und abmelden.
    • Drucksorten personalisieren: Personalisierte Unterlagen wie Namensschilder oder Teilnahmebestätigung können anhand der Anmeldedaten halbautomatisiert erstellt werden.
    • Gezieltes Einladungsmanagement: Mit dem Versand eines Reminders werden angemeldete Personen an einen bevorstehenden Termin erinnert. VIP können leicht identifiziert und auf eine Begrüßungsliste gesetzt werden. Ist die Rückmeldungen einer VIP ausständig wird proaktiv nachgefragt.
    • Flexibilität in der Kommunikation und Organisation: Änderungen im Programm oder das Verschieben der Veranstaltung lassen sich bei Bedarf strukturiert und zeitnah kommunizieren.
    • Zusätzliche Informationen per Newsletter: Weitere erforderliche Informationen können jederzeit an angemeldete Teilnehmer*innen ausgesendet werden. COVID- oder andere Sicherheits-Auflagen (Zugangskontrolle, Gästeregistrierung) können angemeldeten Gästen lückenlos bekannt gegeben werden. Bei Bedarf ist es möglich, Plätze mit Sitzplatznummer zuzuweisen.
    • Wöchentliches Reporting für punktgenau Maßnahmen: Sie erhalten Überblick über die Buchungslage bezüglich Anzahl der Teilnehmer*innen und Einnahmen. Doppel- oder Mehrfachbuchungen werden ausgefiltert. Die Kalkulation der Mengen (Catering, Drucksorten,…) kann somit gezielter erfolgen.
    • Mit Warteliste Kapazität im Auge behalten: Durch automatisierte Wartelisten kann die Auslastung optimiert werden. Die Anzahl der Gäste, die vor Ort abgewiesen werden oder mit einer Platzierung in einen Overflow-Raum* vorlieb nehmen müssen, wird reduziert.
    • Sicherheit in ausreichendem Maß gewährleisten: Die Anzahl der zu erwartenden Teilnehmer*innen möglichst genau zu beziffern, ist für die Koordination von Sicherheitspersonal und die systematische Planung für geordnete Bewegungen und Ansammlungen von Menschen maßgeblich.
    • Professionelle Nachbearbeitung vereinfachen: Nachberichterstattung, Teilnehmer*innen-Statistik oder Fotoreportage nach der Veranstaltung können gefiltert nach Zielgruppen erfolgen.

    * Overflow-Räume bieten einen Ort, an dem die Besucher*innen Ihre Veranstaltung verfolgen können, wenn die Kapazität des Hauptveranstaltungsortes ausgeschöpft ist.

 Website & Service-E-Mail-Adresse (univie)

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  • Wie kann ich eine Service-E-Mail-Adresse (univie) beantragen?

    Hier können Sie für Uni Wien-Mitarbeiter*innen eine Service-E-Mail-Adresse beantragen.

  • Wie kann ich eine univie.ac.at -Website beantragen?

    Hier können Sie als Uni Wien-Mitarbeiter*in eine Kongress-Website (univie.ac.at) beantragen.
    Gerne unterstützen wir Sie auch bei der Beantragung Ihrer Website.

    Bei Kongresswebseiten bitte im Feld Weitere Anmerkungen "Kongresstemplate" eintragen.
    Hier kann auch vermerkt werden, dass die Seite sofort online gestellt werden kann (ist dann sofort im Web zu finden - auch ohne Content unsererseits).

    Ihre Wunschdomain - Sie haben zwei Möglichkeiten, wie Ihre Domain lauten kann:

    • Kostenlos: Die URL einer TYPO3-Seite endet mit .univie.ac.at. Was davor steht, können Sie frei wählen.
      Beispiel: http://pflegeethik.univie.ac.at
    • Kostenpflichtig: Auf Wunsch registrieren wir gemeinsam mit dem ZID jeden beliebigen Domainnamen.
      Beispiel: https://www.ecm2019.org 

    Services für solche Domains (Webspace, TYPO3, E-Mail etc.) werden durch den ZID nur erbracht, wenn die Domain administrativ und technisch vom ZID verwaltet wird. In diesem Fall erhält die Domain automatisch ein SSL- Zertifikat, die Webseiten sind nur per https:// erreichbar.

    Worauf Sie bei der Wahl Ihrer Wunschdomain achten sollten:

    • Die URL sollte aussagekräftig sein.
      Beispiel: besser „pflegeethik“ statt „pe2019“
    • Vermeiden Sie zu lange URLs.
      Beispiel: besser „pflegeethik“ statt „institut-fuer-allgemeine-und-experimentelle-pugilistik“
    • Sonderzeichen, Leerzeichen und Umlaute sind nicht erlaubt, Bindestriche sind erlaubt.
    • Verwenden Sie ausschließlich Kleinbuchstaben.


    Weitere Informationen finden Sie hier.

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